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同窓会の幹事になった!段取りを知って楽しい同窓会にしよう!仲間内の同窓会はLINEグループで管理がおすすめ!

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同窓会が行われると皆さんは参加なされますか?参加される方皆さんが声を揃えて言うのが、当時のそのままの感じ。と言う事です。

何十年もあっていないのに、一目見ただけで記憶がよみがえる。そんな同窓会は、自分の原点を思い出させてくれる場所かもしれませんね。

そんな同窓会の幹事に選ばれてしまったら、あなたはどうしますか?パニックになっちゃいますよね。そうならないためにいくつか紹介しましょう!

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同窓会の幹事に選ばれたらどうしたらどうしたらよいか!

同窓会の幹事になった場合、「時間」と「労力」をかなり使います。この「時間」と「労力」は同窓会がうまく終わった段階で「充実感」に変わるはずです。

この時間と労力が充実感に変わるためにしなければならない事が山ほどあります。

1.幹事メンバーを集める。

自分以外の幹事になってもらえる人を多く集めた方が、同窓会に参加する人数や幹事の仕事量にも大きく影響してきます。

幹事に名前を連ねてもらう方は、必ず男女同数でお願いすることです。クラス委員や部活動の主将や代表、それに当時のマドンナなども参加してもらうと、同窓会に行きたくなる衝動にかられます。

2.同窓会には人は集まらないと考える

同窓会は同級生全員に出来れば出席してもらいたいものですが、実際は全員参加はあり得ないのです。

通常同窓会を開催した場合30%の参加率で成功と言われているくらい、ひとは集まりませんと言うより集まりにくいのが現状です。

3.同窓会会場を決める

同級生に同窓会の出欠席のはがきを送る前にやっておく必要性が高いのが会場選びです。

100人の参加予定者を見込んでそれなりの会場を予約した所、参加人数が150人だったり、30名しか参加者がいなかった場合も考えられます。

ですから会場選びが重要になって来るのです。人数が多ければそれなりに対応がきくのですが、人数が少ないと会場側から人数分のキャンセル料の支払いが予想されます。そうならない為にも、融通がきく会場を選びましょう。

同窓会開催前までの準備

同窓会幹事と会場まではどうにかまとまりました。ここから先が難題続きになっていきます。

同窓会を開くまでの時間に決めることがたくさんあります。また幹事になった方にも仕事や生活がありますから、開催までの時間はある程度ゆとりを持って行動した方がいいです。

1.タイムスケジュール

同窓会を開催するまでのタイムスケジュールをある程度、大日程のスケジュールの作成にかかります。

同窓会を確定日としてそれまでに行わなければんならない事を大まかにタイムテーブルに書き込んでいきます。

この大まかなタイムテーブルが決まったら、ここに詳細にタイムテーブルを詰めていきます。

このタイムスケジュールと並行して準備するものがあります。

  1. 発送名簿
  2. 案内状
  3. 同窓会ホームページ開設
  4. 当日のプラグラムの作成
  5. 当日の備品準備
  6. 会場設営手配

などを準備にはいることになります。ホームページを作成出来る方がいればやってもらいましょう。

2.会費の設定

会費の設定は掛かった費用を確実に回収しなければなりません。

同窓会の幹事の中には営業か購買経験の方を入れておくと、金銭関係の取りまとめは上手です。

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まず考えなければならならないのが支出です。

  • 会場での飲食代
  • 案内状製作費
  • 通信費
  • 同窓会ホームページ制作費用
  • 会当日の備品費
  • 恩師記念品
  • 交通費・打ち合わせ費用

などです。諸費用の漏らしが無いようにしましょう。会費製作段階で抜け落ちていると回収ができなくなります。

この他にも突然発生する支出費用も考えなければなりません。

  • 予想参加人数の見込み違い
  • 当日のキャンセル費
  • 予算配分ミスによる経費超過

なども考えておかなければなりません。それを踏まえての会費の設定にするようにしましょう。全ての清算した後で残金が出るようであれば、二次会などに使用することができます。

3.出欠席の把握

出欠席のはがきが幹事の所に届き始めるのは大体、締め切り1週間前くらいからです。この段階で70%の回答率くらいになります。

残りの30%の方を把握して幹事から連絡するか、同級生に頼んで連絡を取ってもらう事が良いでしょう!

この時にも同窓会への参加の輪を広げるように同級生に頼んでもらったり、連絡が付かない方の連絡先を聞いても良いです。

4.最終打ち合わせ

幹事だけで最後の打ちあわせと当日の役割分担を確認しておくことが重要です。司会や受付以外にもタイムキーパーを置いておくと進行もスムーズになります。

それに当日、あれ忘れた!なんて事も避けるために事前の打ち合わせは必要になります。

同窓会で幹事になった場合は、これらの事をしなければいけません。

仲間うちだけで同窓会をするなら簡単!

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先ほどご紹介した昔ながらの本格的な同窓会ではなく自称「同窓会」は、簡単にできます。

私の地元では、中学校のLINEグループを作っています。

呼びかけも簡単で、

  1. 日付
  2. 場所
  3. 時間
  4. 会費

この4つを呼びかけるだけで70人中40人前後は参加します。

幹事がすることと言ったら呼びかけ・場所の確保・当日の集金くらいで済みます。

お手軽に自称「同窓会」を開くことができます。

管理をしやすいように、グループLINEのノートに参加者は「参加」とコメントを書いてもらうスタイルを取ると管理も楽です。

コメントがない場合は、個別で連絡を取り、取れない場合は不参加です。

手の込んだ本格的な同窓会には劣りますが、懐かしい仲間が集まれる場があればそれだけで楽しい時間を過ごすことができますよ。

このグループを作っておくと、不幸事があったりお祝い事があったときはスムーズに連絡を取ることができて便利です。

同窓会の幹事って大変だけど・・

同窓会の幹事の仕事?や同窓会までの流れを紹介してきました。なかなか日ごろから同級生と会えるわけではありませんから、この時ばかりは、当時の気持ちに戻って楽しみたいものです。そのために幹事さん達は約半年前から奔走している訳です。

同窓会で楽しく過ごせるのも幹事さんのおかげなのです。せめて、同窓会が終了した段階で幹事さん達にお礼の一言をかけて上げると、幹事さん達もやったかいがあったと思ってくれるはずです。

当時の仲間ですから、年月が経っても仲間なんです。

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寝る姿勢は、仰向けが一番いいと思いがちですが、実は横向きが一番いいということがわかっています。

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